【福】爭取時間愛得及時 增加工作生活效率小工具(利用他人時間 · 下篇)

讀者希望突破每天只有 24 小時的界限,多賺幾個小時追夢 / 玩樂 / 睡覺嗎?

上篇分享了「將人類潛能作更佳發揮」為主的工具,本篇就讓我們突破每天只有 24 小時的界限, 「利用他人或機器的時間」,將生產力無限複製。如果讀者能複製出 10 個自己,那每天你就有 240 小時(的生產力)可用了。



複製自己以提高生產力的概念,其實一早就存在你我的身邊,而且大家大概已經習以為常沒有很容易察覺。筆者當初也沒有為意,直到幾年前成家立室,搬出來跟太太兩個人住,一時間兩人要槓起所有家頭細務。在掃地拖地吸塵抹窗煮飯燙衫弄得團團轉的時候,突然覺得⋯⋯洗衣機實在是很偉大的發明!以前一直覺得是理所當然的工具,但今日如果我們沒有洗衣機,大概我還在逐件逐件洗擦扭乾,叫我如何再分身打理其他家務?

人生的兩大槓桿,莫過於金錢和時間。我們按揭買樓、借孖展買股票,其實就是利用「他人的金錢」幫助自己控有更多資產,自己付出一部分,卻能享有更大面額資產所帶來全份的回報(或虧損)。同樣道理,老闆聘僱員工,其實就是利用「員工的時間」,幫助自己在同一時間內擁有更高的生產力,自己工作一部分,卻能享有更多整體生產力所帶來的利潤(或虧損)。借錢要付利息,請人要付工資,利用相對平穩固定的支出,倍大控有資產或生產力的效果。只不過,在人工智能的年代,利用電腦、互聯網甚至物聯網,讀者不一定需要聘請實體的個人才能複製自己、增加生產力。

相信讀者一定留意到筆者很小心強調了兩次「(或虧損)」。在繼續討論之前,必須指出很重要的一點,就是在利用別人時間、開展自動化、複製自己之前,都必先確保所複製的程序本身是有效率的;否則,「時間槓桿」就會如實將低效率放大,反而做成生產力耗損。這正如槓桿買了價格下跌的資產,結果就會放大了虧損而已。Bill Gates 的名句正正就是說明這一點:「 The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency. 」


1. IFTTT


(圖片來源:TechCrunch.com)

IFTTT 全寫是 「IF This Then That」,基本上它是一個 Universal Plug,能幫你寫出千變萬化的自動化程序。就算讀者不懂編程,也能很簡單的將日常的 Apps 互相串連,將日常簡單眼見的工夫由機器代勞。

舉幾個簡單例子讀者就會明白:

  • 如果我進入或離開辦公室100米範圍,就發送短信給我太太(報平安),並在 Google Sheets 記錄進入或離開的時間(方便日後做 Time Audit)。
  • 如果收到 IB 電郵給我的每日報表,就把它存放在 DropBox 內的指定文件夾,並自動以今天的日期命名檔案。
  • 如果我在 Google Mail 給一封電郵打星,則新增提醒事項提醒我在今日之內處理。
  • 如果朋友在 Facebook 新增一張 Tag 了我的相片,則自動存入 Dropbox 指定文件夾中。 
  • 如果我的智能手環偵測到我昨晚的睡眠時間不足,則新增提醒事項提醒我今晚要多睡一點。
  • 每次踏上智能浴室磅量度體重後,如果體重超過某一標準,則將家裡顏色燈調為紅色,並將我的體重發送上 Facebook (很有效的減磅法!:P )


它能做到的事,基本上就只受制於 IFTTT 所連接的服務種類,以及讀者閣下的想像力!現在更有不少開發者為 IFTTT 開發實體工具,例如是一個實體按鈕,將原來不太「智能」的東西連接上物聯網:

  • 如果家裡的智能溫度計 / 天氣報告讀到的氣溫高於 26 度,而我進入家裡 200米範圍以內,則按動控制冷氣機開關的實體按鈕一下。
  • 泊車後按動車上的按鈕一下,就能將泊車的位置以 SMS 傳送給自己。


IFTTT 能連接的服務還在不斷擴充中;相信在不久的將來,筆者以下心中所想也能通過 IFTTT 實現:

  • 如果恆指沸騰指數跌破 25 點,則在 IB 戶口以限價盤盡買盈富基金,並於買入後更新 Google Sheets 交易紀錄和發送最新的投資組合資料到我電郵。(這點其實現在通過 IB Script 應該也能做到。)
  • 如果水耕蔬菜的水測試到 pH 值或某一營養素過少或過多,則利用按鈕調整營養液和水分的比例。(我懷疑這點現在也能做到。)


而且,凡是跟 Google Sheet 有關的,還可以配合下面介紹工具 Google Script 使用,用以製作指數、定期電郵報告,好用非常!如果讀者還沒有想到適合自己的自動化條件,可以在 App 內參考千萬個用家開發的小程序,「總有一個適合你」;而有些創意的使用方法更讓人當堂結舌!


2. Google Script / Google Sheets 智能秘書


(圖片來源:Webs Wheel)

如果閣下是筆者長期讀者,相信不用多介紹筆者的智能秘書。早前筆者曾以六合彩到價提示為例,Step-by-step 教學如何建立自動化智能秘書。不如就讓筆者介紹一下目前的自動化秘書軍團吧!


  • 六合彩到價提示智能秘書,負責在每次預測彩池超過 5,000 萬的六合彩攪珠前兩天提醒筆者購買六合彩。(如果馬會能刊發 API,筆者會毫不猶豫開發自動購買六合彩程序,反正筆者每次也是買同樣兩組數字。)
  • 天氣和空氣質素健康指數智能秘書,負責每天早上五時將今明兩日、緊接下來的週末的天氣預測,以及今日的空氣質素健康指數預測,撮要在一簡單電郵中,好讓筆者決定是否晨跑,以及是日的衣着。
  • 繳費提示智能秘書,負責每星期六早上將到期未繳付的賬單羅列在一電郵內,這包括所有水電煤單、管理費單、差餉地租單、信用卡月結單等等,有了這位秘書,筆者的字典基本上再沒有「遲交罰款」這四個字。(同樣的,如果 PPS 刊發 API 的話⋯⋯)
  • 測市指數更新智能秘書,負責每晚將是日大市數據加入「恆指沸騰指數」以及「主板熱鬧領先指數」的計算系統,並更新本網誌右上角的公布數字。
  • 股票監察智能秘書,負責每晚根據持倉及監察名單發出到價提示。筆者打算擴充其功能,希望能做到每日市況以及投資成績彙報,以及自動更新派息紀錄、關鍵日期等資訊。


筆者目前最想開發的,是股票及債券評分智能秘書,使得在細看之前,能夠先讓秘書過目篩選一下;甚至每日或每星期將大市 Scan 一次,發掘新的投資機遇。不過一來近來工作繁忙,二來還沒有研發出擱取 Morningstar 資訊的方程。日後如果有所成就,定當另文分享。


3. 家務助理



人工智能雖然已經能為我們做很多事,但是在傳統的領域上,很多時我們需要的是一對熟練的手腕。相比智能時代中什麼抹窗機械人、掃地機械人,筆者選擇的是傳統的家務助理。

筆者到目前還未能接受與雇傭關係的人同居,所以目前遠未有聘請海外家傭的打算;取而代之的,便是一星期一次的家居清潔家務助理(即「鐘點」)。

回想當年筆者準備結婚與未婚妻同居,起初幾個月既要適應新生活,又要籌備婚禮,更要同一時間扛起沉重的家務,簡直讓人吃不消。很多時在家務方面我們都得過且過——筆者的最高紀錄是三個月沒有掃地!(幸好那個單位是租的,哈哈!)

結果我們聘請了一位相熟朋友介紹的家務助理,生活質素頓時提高了不少。助理一星期來一次,每次四、五個小時,洗衫晾衫燙衫摺床洗碗掃地拖地洗廁所抹窗抹屋全包,盛惠數百元一次;但我和太太都樂意付出這個價錢,因為所能得到的價值遠超這個數字。

正如筆者在關於家庭生活開支的前文所述,筆者認為中產的生活不在乎包裝,而在乎「自由」,故此把不需要用自己 Man-Hour 的工作外判,以換取時間和心神,專注於家人幸福和繼續追尋財務自由。家務助理就是數年來最佳的代表作。

要知道我倆跟大家一樣,一星期只有 168 小時,其中睡覺 55 小時、上班連通勤約 60 小時、早午晚飯梳洗沖涼等「維生」的時間開銷又 15 小時。一星期只剩下 35 小時追求人生的意義(即「福祿壽全」),如果得再花當中 10 個 8 個小時自行處理家務⋯⋯

要知道做運動保持身體健康是不能外判的、與家人相處溝通以及看書靈修冥想促進心靈富足也是不能外判的、投資理財追求財務自由雖然可以外判但卻是非常危險的。而既然家務工作可以外判,家務助理又比自己處理家務更有效率(自己做 8-10 個小時的工作,助理 3、4 個小時就搞定),空出來的時間自覺能賺到的比起區區幾百塊錢又遠多,這是於自己、於家庭、於社會都是 Value Creation,何樂而不為?至今筆者已經聘用家務助理超過 5 年,仍然覺得這是非常非常超值的交易。



其實筆者日常喜歡用的工具還有很多,例如利用 Dropbox 配合 Scannable(一般文件) 和手提 Scanner(重要文件) 將生活完全無紙化、利用 Feedly 一次過看幾十個 Blog ⋯⋯ 但基本原則是萬變不離其宗,即人一天只有 24 小時,時間是我們最寶貴的資源,要用得其所必須善待時間,找出耗費時間的活動,然後衡量得失效率作出外判決定,務求讓自己人生的每一個小時都有最大的產出。

產出的不一定是金錢或利益,身體健康、給家人溫暖和愛,這些都是無價的瑰寶,是金錢之所不能,但只有用時間和心機賺取的。為此,我們更要善用時間,借助工具輔助,以「愛得及時」。

【祿】私人版《錢進新世代》 兩組創業家的晚餐生意經

筆者投資的餐廳開業一年,最近擴張經營晚市業務。一位在中環區上班的朋友說了一整年要來光顧支持,現在終於有了藉口。她現在也是一位兼職創業家,希望探討業務合作,結果筆者就促成了 5 位生意人的創業飯局。



當天晚上有筆者兩位親身參與餐廳業務的生意搭檔,也有朋友和情人的生意情侶檔(ViuTV「雙商」? :P);由晚上 7時朋友到步,一直談到 11時許,大家都不願意走,愈談愈投契,最後差不多午夜時分才由有家室的筆者提出要散 Band。大家互相試食對方的產品,就食品市場趨勢、如何做線上和線下宣傳等範疇交換了很多意見,的確是很寶貴的交流。

席上 4 位都是親身參與業務的前線生意人,嚴格來講筆者其實是局外人,僅促成兩對創業家的飯局然後就有幸「又食又拎」,邊享用敝店晚飯和朋友的名貴產品,邊聽著四位娓娓道來自己的創業歷程和經驗。雖然看似在 Free-ride,但其實筆者一直深信「識人好過識字」,廣交人脈絕對是成功方程式裡不可或缺的一項。尤其是當自己不是專才,未能擁有專業知識替別人解決疑難,更需要借助朋友的力量,成為一個通才,將人脈網絡化作自己幫助朋友解難的資源庫。所以上班除了賺錢,不要忘記在職場內外「賺人脈」。

飯後想起二當家兄曾留言希望筆者分享一些生意經驗,那筆者就趁此機會借花獻佛,分享一些筆者當晚的得著吧。


1. 一位勇士、一名軍師

筆者的兩位生意搭檔,和友人情侶檔,均不約而同的是一凹一凸的組合。兩對均認為,這是生意至今能成功的一大基石。

在創業的過程中實在有太多難關和挑戰,每一秒鐘都有問題湧現需要處理,而每一日都有身邊人甚至自己的內心掙扎,告訴你這是不可能。創業團隊中必須要有一位大無畏的勇士,以無比堅毅的信念,那管是看似無理的客戶、激烈的競爭、連續幾晚的通宵達旦,只要心口掛個「勇」字,就能繼續搏殺、衝出框框,impossible is nothing。

而重要的是,這位武士身旁一定要有一位自己絕對信任的謀略軍師,冷靜分析策略形勢,讓武士不致盲衝亂撞。大無畏的人無比堅毅的反面就是固執、不聽勸阻,唯有一個自己絕對信任不是拖自己後腿的軍師參謀才能為勇士真正出謀獻策。

「有勇有謀,能守亦能鬥,泰山崩潰不顫抖。」


2. 200% 正面思維

前文說過,在創業的每一分每一秒,都有來自四面八方甚至第六度空間的問題湧至。創業家除了要是解難高手外,更重要的是保持樂觀正面的思維。

換筆者搭檔的話:「其實根本不到你不樂觀面對 :D」

及後搭檔分享了以下故事:

話說餐廳最近接到一單到會生意,服務日期趕急之餘,客人指定的食材還很刁鑽,外面的大公司就算有 Capacity 也根本沒有技術接這訂單。這難題落在搭檔手上,其實起初也是毫無頭緒打算放棄,及後發現原來客人當中有舊相識,人情難卻根本就推不了。結果呢?在樂觀積極面對之下,搭檔連續幾晚通宵嘗試,結果開發了符合客人條件的餐單,客人和來賓讚不絕口之餘,餐廳也找到些新發展路向。

在創業初期,生意還沒有摸到門路、沒有穩定銷售和現金流的時候,家人、朋友、甚至自己都會不斷叫自己放棄。看著別人打工雖然要 OT 達旦通宵但至少不用擔心薪金、供樓,會不斷心想:「不如就此作罷走回老路?」但當想起當初決心創業的勇氣和總總原因,心裏頓時能重燃戰火,「貫徹初志」,又能重新上路。

搭檔說,最好其實是「冇嘢好輸」,因為連走回頭路的想法也沒有,不用浪費時間。「破釜沉舟」,強迫自己向前看,積極的看、樂觀的看,就能在困難中看到曙光。

「命運就算顛沛流離、曲折離奇、恐嚇著你做人沒趣味,別流淚心酸,更不應捨棄!」


3. 一條龍、良好口碑

如果為大部分產品的市場需求作簡單的二分,則一組顧客追求的是在能接受的品質以內徹底的低價格。他們不介意 Self-serve、貨比三家甚至三十家、親力親為甚至樂在其中,也多數不介意放棄某些選擇權,只要產品能達到心中的最低標準。在這班顧客身上賺錢,需要的是極有效的生產系統從而降低平均生產成本,而 Economies of Scale 從來也難以是小本經營者的優勢。

另一組顧客,則一方面想 Customize 但另一方面某程度上「唔想煩」,願意「花多少少錢」請別人幫自己追求心中所想要的產品/效果。這些顧客大多是有消費能力(或自以為有消費能力)的一群,因為他們 Time Cost 比較高(或直覺 Time Cost 比較高)才會覺得「花錢換時間」是物超所值的交易。如果以婚禮市場作例子,那就是婚禮統籌師所 Capture 的價值。

而提供「一條龍」、「Hassle Free」、「貼心」、「Custom Made」的服務,就是我們小型業者相較平均成本低的大型企業相對上的優勢。跟客戶的互動還帶來另一個優勢——差不多全數光顧我們顧客,都是因為口碑而來。

現在是人人都知道專家、代言人是收錢講說話的年代。網路 KOL 可能感覺上軟化一點,但其實準客戶想知道的,是真實的客戶、真實的用家故事、真實的意見和反饋。當你想購買一件新產品、參加一個新課程,付錢之前有多少是單靠廣告、單看 KOL 推介?又有多少是先會問問「fb神」、WhatsApp 問朋友意見?所以能做到真正的千客萬來,不論 Marketing 做得多龐大,最終還是要看真實的客戶體驗;而提供一條龍貼心服務、多與客人溝通互動,在問題初萌芽時已經及時察覺並給客戶提供解決方案,又往往能建立好口碑。這是一個良性循環,Victorious Cycle。


4. 用心聆聽、用心觀察

作為生意人,最希望知道的莫過於是(準)顧客的需要、心中所想,然後提供相應的產品及服務。最好這個需要還要是新萌芽的趨勢,讓自己的業務能早著先機,贏在起跑線。

但我們兩對生意人討論下來的經驗是,有時真的不必太花心神細思慢想你的目標客戶群需要甚麼、在想甚麼。經驗告訴我們,當你現在架上的產品有接近客戶心中的 Dream Product,而又讓他/她遇上你,客戶往往會如盤托出其心中所想,希望自己能為他/她達成心願,而這往往就是一條上佳的生意點子。

筆者餐廳業務目前其中一條最賺錢的 Business Line,就是無意中由一位潛在客戶提出的。在看過 99 間食物供應商都沒有這位客戶心中所想後,她摸到來我們的店子,見到我們店內的一個大型擺設跟她心目中 Project 的其中一個畫面要求有九成相近⋯⋯ 於是雙方一拍即合。到現在 Project 已完滿成功,我們已根據這個 Project 獲得的經驗開拓了一個全新的市場,而她仍然到處為我們豎立好口碑。

這個方法看似容易,但不是人人奏效。前提是:作為老闆的你,有用心聆聽和觀察,然後積極作出回應,讓自己和客戶不斷走近。生意成功不需要完美的產品,只要遇上與目標接近的客群,加上聆聽和回應,一般的產品也往往能賣得好價錢。


5. 做生意一定要有現金流

有城中首富背書,這句大概不用多解釋吧!現金流就像身體血液的循環系統,就算有多好的點子和產品,也需要盡快建立循環現金的體系,生意才能持久,否則其實只是在「燒銀紙」。

就像燒烤透爐一樣,那管你有無限黑炭(產品、生意點子),如果炭精(啟動資本)未能有效的點著首批較小的燒烤炭,製造其他燒烤炭相互自我燃燒的循環系統,你就唯有繼續燒碳精吧!

有現金流,就算短暫沒有爆發力,或時不我予,至少可以自己養自己,有能力、有時間去守贏。所以做餐飲其實是有天生的優勢和起步點去建立王國,因為就算無錢賺,「起碼有飯開」:D

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